PDF Usability
Aschenputtel PDF: Zehn kleine Empfehlungen
Jetzt ist das Sommerloch auch bei Jakob Nielsen angekommen: PDF: Unfit for Human Consumption lautet der Titel seiner aktuellen Alertbox. Nielsen sagt, stark verkürzt: PDF sollte ausschließlich für den Druck verwendet werden, aber auf gar keinen Fall zur Bildschirm-Präsentation. Er schimpft PDF sogar the monster from the Black Lagoon. Das ist natürlich großer Unsinn. PDF mag für viele ein hässliches Aschenputtel sein, aber wenn man es mal genauer anschaut, offenbart es schnell seine ganze Schönheit.
Im Grunde sind die beiden Formate HTML und PDF nicht wirklich miteinander vergleichbar. Zwar stellen beide Seitenbeschreibungs- bzw. Textauszeichnungsformate dar. HTML enthält jedoch strukturierten Text, PDF ist mehr oder weniger ein seitenorientiertes Vektorgrafikformat. An den richtigen Stellen eingesetzt, macht PDF aber richtig viel Sinn. Nicht nur zum Ausdrucken.
PDF hat nicht nur im Dokumenten-Management Vorteile
Hier zunächst mal ein paar Vorteile von PDF:
Gerade in Intranets und Workgroups können PDF-Dokumente den Workflow und die Arbeitseffizienz immens erhöhen, weil sie sich bearbeiten, kommentieren und verändern lassen. PDF lässt sich hervorragend archivieren und indexieren. Auch die wichtigen Suchmaschinen haben immer weniger Probleme mit dem PDF-Format; Google konvertiert es sogar in HTML.
PDF-Dateien sind hervorragend als E-Mail-Anhang geeignet. HTML wird nicht gerne in Mails gesehen und in Unternehmen häufig automatisch in reinen Text konvertiert. Zudem lässt sich so manches PDF schneller verschicken als ein Fax.
PDF ist verlustfrei skalierbar und lässt sich prima ausdrucken. Dabei bietet PDF nicht weniger Interaktivität als auch HTML: Filme können implementiert werden, Audio, Formulare, sogar Javascript. HTML-Seiten lassen sich komplett in PDF downloaden und bleiben weiterhin verlinkt.
PDF ist WYSIWYG: What you see is what you get. Der Gestalter hat im Gegensatz zu HTML volle Kontrolle über das Design. Bei HTML denken so einige Entwickler auch, dass sie die Kontrolle über das Design hätten, womit sie allerdings des öfteren völlig falsch liegen (à la "optimiert für IE auf 1280 x 1024 Pixel, 8-Mbit-Verbindungen und meine drei Freunde").
PDF: Schwere Usability-Probleme
Fassen wir es ins Auge: PDF-Dokumente bringen dennoch heftigste Usability-Probleme mit sich. Oftmals ärgern sich User völlig zurecht, auf einen Link geklickt zu haben, der plötzlich einen Download startet und ein megabytegroßes PDF öffnet, das lediglich für den Printbereich optimiert worden und somit weder strukturiert, navigier- oder gar durchschaubar ist.
Das Usability-Problem liegt aber nicht (wie Nielsen behauptet) beim PDF. Sondern bei dem, der das Dokument bereitgestellt hat. Und nur an die Druckbarkeit, nicht aber an die Lesbarkeit gedacht hat. (Auch HTML ist ja nicht deswegen schlecht, nur weil viele schlechtgemachte Websites ihre Besucher in die Abgründe tiefster seelischer Verwirrung reißen.)
PDF-Dokumente können sogar wesentlich lesbarer sein als HTML-Seiten.
Wer mich kennt, weiß ja, was ich von Goldenen Regeln und Guidelines halte. Ironischerweise sind aber beim Schreiben dieses Beitrags einige Absätze entstanden, die man schon als Regeln bezeichnen könnte, wenn man mag. Ich hab eine geraume Zeit nach einem elften gesucht, aber im Moment sind es dummerweise zehn. Na denn.
Zehn kleine Empfehlungen für PDF-Usability
Zehn einfache Empfehlungen für PDF-Dokumente, die auch am Bildschirm gelesen werden wollen:
PDF ist nicht gleich PDF. Wenn PDFs für die Bildschirm-Präsentation eingesetzt werden, gilt es, einige einfache Regeln zu beachten, die die Usability von PDF-Dokumenten beträchtlich erhöhen. Machen Sie sich klar, ob Ihr PDF für den Ausdruck oder die Bildschirmansicht erstellt werden soll und kennzeichen Sie es entsprechend, wenn Sie mehrere PDFs anbieten: beispiel.pdf (PDF, 16 kb, Screen-Optimized). Wenn Sie PDFs auf Ihrer Website anbieten, dann nur als zusätzliche Option zu bestehenden Inhalten.
Inhaltsverzeichnisse, die nicht interaktiv und anklickbar sind, machen keinen Sinn und verärgern nur den Nutzer. Achten Sie deshalb schon in Ihrem Textverarbeitungsprogramm darauf, Texte klar und semantisch korrekt zu strukturieren und fügen Sie ein interaktives Inhaltsverzeichnis ein. So wird Ihr Dokument ganz einfach navigierbar.
Erstellen Sie ein anklickbares Inhaltsverzeichnis.
Die beliebten Mehr-Spalten-Layouts beeinträchtigen die Lesbarkeit am Bildschirm enorm. Ein Ein-Spalten-Layout lässt sich linear erfassen und ist angenehm zu lesen. Mehr-Spalten-Layouts sollten ausschließlich für den Druck eingesetzt werden.
Hausschriften und exotische Fonts (also eigentlich alles, was nicht nach Arial oder Helvetica aussieht) sollten in das Dokument eingebettet werden - man weiß sonst nicht, wie das PDF beim User ankommt.
Versehen Sie das PDF-Dokument mit den relevanten Metadaten: Aussagekräftige Titel, Dateinamen, Autorennamen und eine Kurzbeschreibung sind Pflicht. Diese Angaben erleichtern die Suche und helfen beim schnellen Einordnen des Dokuments.
Angaben zu Titel, Themen, Stichwörtern und Verfasser sind Pflicht.
In den Einstellungen Screen Optimized auswählen. Beim Abspeichern das Optimieren nicht vergessen. Der überwiegende Großteil der PDF-Dokumente, die sich online finden, lässt sich nochmal locker um die Hälfte (!) komprimieren.
Benutzerfreundliche Optionen zu sperren wie beispielsweise Text markieren, kopieren, Text verändern etc. bietet sich vielleicht für E-Books oder Verträge an, aber nicht für normale Dokumente.
Wie auch in HTML sollten PDF-Dokumente sauber strukturiert sein. Lesezeichen sollten klarmachen, wohin sie führen. Das tun sie nur, wenn die Titel aussagekräftig sind.
Eine Seitennavigation im PDF-Dokument gewährleistet Überblick und einfache Navigation.
Es macht sich gut, wenn eingebettete Links auf Web-Dokumente auch wirklich anklickbar sind. Es ist unnötig umständlich, wenn man URLs erst kopieren und dann im Browser einfügen muss.
Der Benutzer freut sich, wenn der Link auf das PDF erwartungskonform mit Dateinamen, Endung und Größe gekennzeichnet wird: beispiel.pdf (PDF, 16 kb). Es ist ärgerlich, wenn man auf einen Link klickt, von dem man annimmt, er führe zu einem weiteren HTML-Dokument - der dann aber plötzlich einen Download beginnt und ein neues Programm startet. Nicht jeder schaut automatisch auf die Statuszeile, und nicht jeder ist technisch so ausgestattet, dass es ihm egal sein könnte (Monitorgröße, Prozessorgeschwindigkeit, Verbindungsgschwindigkeit etc.).
Fazit
PDF ist kein Ersatz für HTML, sondern hat vielmehr eine Ergänzungsfunktion und bedient damit verschiedenste Nutzerbedürfnisse. Es ist kurzsichtig und ignorant, dem PDF die Online-Existenzberechtigung entziehen zu wollen. Wenn man die obigen, einfach umzusetzenden Empfehlungen berücksichtigt, stellen PDF-Dokumente ein nützliches, attraktives und einfach zu bedienendes Zusatzangebot dar, auf das ein Webauftritt nicht verzichten muss.
Nachtrag: [23.07.03] Adobe reagiert auf Nielsens Artikel.
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Usability Inside > Weblog >
...McDaniels von Adobe untermauerte gestern prominent, was ich schon letzte Woche in PDF Usability geschrieben habe: Wenn dem User die Möglichkeit genommen wird, das PDF angenehm und effizient zu nutzen, dann liegt das nicht am PDF, sondern am Ersteller. ...
(23.07.2003 | 9:21)
Usability Inside > Weblog >
...PDF Shock.
Leider geht er nicht darauf ein, was Webworker dafür tun können, das PDF an sich benutzerfreundlich zu erstellen. Auch Robert McDaniels mittlerweile zweiter Einwand wird geflissentlich ignoriert. In einem allgemein gehaltenen Schlusssatz ...
(29.07.2003 | 11:12)
Kommentare
Hallo Marcus,
an Jakob Nielsen scheiden sich ja die Geister, vielleicht sollte ich bei meinem folgenden Kommentar fairerweise dazu sagen, dass ich ihn in der Regel ganz gerne lese. ;)
Die Alertbox handelt ja von Web Usability ("Current Issues in Web Usability"), und unter genau dem Aspekt hat sich Nielsen der Sache ja auch genähert, fairerweise muss man nämlich sagen, dass das Zitat welches du nutzt im vollem heisst: "For online reading, however, PDF is the monster from the Black Lagoon."
Ich, als Web-User, freue mich über PDFs tatsächlich nur dann, wenn ich ich das Zeug später ausdrucken will/muss (VoträgeUnterlagen etc.). Als Teil von Webseiten finde ich sie aber nur schlecht. Welchen Vorteil hat es für mich als Web-Nutzer, wenn Inhalte statt als HTML-Seite in einem pdf eingebettet sind? IMHO keine. Für den Verfasser mag das anders sein... aber darum gehts bei Usability ja nicht. ;)
Tatsächlich erkenne ich auch aus deinem Beitrag keinen trifftigen Grund warum aus Usability-Gründen oder zum online-lesen das Format gut geeignet sein sollte. Ergo, glaube ich, dass du und JN gar nicht so weit auseinander stehen wie man beim lesen deiner Einleitung meinen könnte.
Gruß :)
Sencer
Der kritische Ton kam vielleicht falsch rüber: Ich bin mit Sicherheit weder Nielsen-Fan noch Nielsen-Gegner. In letzter Zeit veröffentlicht er bloß manchmal ziemlich unreflektierten Kram (im krassen Gegensatz zu den Vorträgen, die er hält): "PDF is good for printing, but that's it. Don't use it for online presentation" darf man eigentlich so nicht stehenlassen.
fairerweise muss man nämlich sagen, dass das Zitat welches du nutzt im vollem heisst: "For online reading, however, PDF is the monster from the Black Lagoon."
Ja, so steht es da. Aber das ist grundlegend falsch. Ein HTML-Dokument, dessen Schriftgröße auf 10 Pixel festgesetzt ist, ist beispielsweise im Internet Explorer nicht skalierbar. PDF-Texte lassen sich rauf- und runterskalieren - verlustfrei. Texte können geglättet und ungeglättet dargestellt werden. Wo leidet da die Lesbarkeit?
Welchen Vorteil hat es für mich als Web-Nutzer, wenn Inhalte statt als HTML-Seite in einem pdf eingebettet sind?
Ich habe hier weder von Pro/Contra HTML/PDF noch von einem Ersatz geschrieben. Vielmehr verstehe ich PDF im Web als Ergänzung, als Zusatzangebot: die Website zum Downloaden, zum Mitnehmen, zum Ausdrucken, Broschüren online, AGB, Verträge, wie auch immer :-)
PDF-Dateien sind hervorragend als E-Mail-Anhang geeignet.
Nein! PDF-Dateien sind genausowenig wie jedes andere binäre Format als Email-Anhang geeignet. Wer -- wie ich -- seine Emails regelmaessig per PDA abruft/abrufen muß ärgert sich die Krätze über die PDF-Monster, die das 9.600 Modem meines Handys regelmäßig überfordern.
Es gilt eigentlich immer noch ein RFC, der Emails auf eine Größe von 32 KB beschränkt. Alles andere gehört nicht verschickt, sondern auf einen FTP-Server gelegt, wo ich mir das Zeug dann abholen kann, wenn ich über eine schnelle Leitung verfüge (Push vs. Pull).
Und auch wenn es den Acrobat Reader kostenlos gibt, heißt das noch nicht, daß
(a) es ihn auf allen Betriebssystemen gibt,
(b) PDF kein proprietäres Datenformat ist, für dessen Nutzen wir vielleicht irgendwann doch einmal Lizenzgebühren zahlen müssen. Wir sind bei PDF völlig auf die Gnade von Adobe angewiesen.
Das ist absolut richtig; es ist guter Ton, Anhänge nur auf ausdrücklichen Wunsch hin zu versenden (ich könnte also schreiben: PDF-Dateien sind hervorragend als E-Mail-Anhang auf Anforderung geeignet.). Es ist sicher auch ein guter Plan, seine Mails über IMAP abzurufen, wenn man mobil unterwegs ist.
PDF ist allerdings ein offenes, portables, reines und plattformunabhängiges Postscriptformat und daher auch in anderen Readern lesbar. Adobe hat lediglich die PDF-Spezfikationen für den Einsatz in der Druckvorstufe erweitert. PDF-Dateien können in Postscript oder ein proprietäres Dateiformat konvertiert werden und umgekehrt.
Ich gebe Nielsen Recht: Für Online Reading ist PDF absolut ungeeignet. Ich ärgere mich jedes Mal, wenn ich bei Google einen Haufen PDFs unter den Suchergebnissen habe. Seitdem es dieses PDF Browser Plugin für Mac OS X gibt, muss man die PDFs immerhin nicht erst herunterladen, warten bis Preview oder Acrobat gestartet ist, um dann festzustellen, dass das Gesuchte doch nicht im PDF steht, in den Finder wechseln, das PDF, dass meistens so einen kryptischen Namen wie 784r88034590_GHHZ.pdf hat, in den Papierkorb legen, Papierkorb leeren, zurück zum Browser wechseln etc.
Aber auch wenn das wegfällt: PDFs sind im Browser nicht durchsuchbar, ich kann im Gegensatz zu HTML die Schriftgröße nicht verändern, ich kann keine Textpassagen kopieren, Navigationsmöglichkeiten sind entweder nicht vorhanden oder aber erbärmlich. Und mein Monitor hat Querformat - 99 Prozent aller PDFs sind aber im Legal oder A4 Format, und zwar hochkant.
Natürlich hat PDF auch auf dem Monitor seine Berechtigung, aber eben nicht für Online Reading, und wenn überhaupt, dann bitteschön auch angepasst an denselben. Jedes seltene Mal, wenn ich ein PDF-Manual doppelklicke, und Acrobat öffnet es nicht bildschirmfüllend, das Dokument hat tatsächlich Querformat und die Schriftgröße ist dem Bildschirm angepasst, denke ich: Wow, da hat endlich mal wieder einer mitgedacht - war das nun so schwer?
Und noch zum Thema Usability: Wäre schon, wenn das Kommentar Eingabefeld wenigstens so breit wäre wie diese Textspalte ;)
Darum geht es mir doch ;-) Deshalb schrieb ich:
Das Usability-Problem liegt aber nicht (wie Nielsen behauptet) beim PDF. Sondern bei dem, der das Dokument bereitgestellt hat.
Michael schrieb hingegen:
Für Online Reading ist PDF absolut ungeeignet.
PDF ist nicht für Online-Reading ungeeignet. Der Großteil verschafft nur deshalb Usability-Probleme, weil diese PDFs gedankenlos ins Netz gestellt werden. Wer sich aber um die Gestaltung des PDFs die gleichen Gedanken macht wie du (oder die kleinen Empfehlungen oben berücksichtigt), kann sehr wohl exzellent lesbare PDFs veröffentlichen.
Wenn dir jemand die Möglichkeit wegnimmt, das PDF angenehm am Monitor zu betrachten, Text zu kopieren, Text zu bearbeiten, darin zu navigieren und zu suchen, dann liegt das doch nicht am PDF! Sondern am Ersteller. Wenn jemand seine Website in Frames packt, die Schriftgröße fixiert und nur auf einen Browser optimiert, sagt doch auch keiner, HTML sei schlecht oder gar das Web.
Natürlich ist PDF nicht grundsätzlich schlecht für den Monitor, aber Online Reading meint ja im Browser eingebettet am Monitor lesen.
Und solange es kein Plugin gibt, das PDFs auch inline im Browser navigier- und kopierbar macht, nützt mir auch das wohlüberlegtest gestaltete PDF nichts.
So muss ich es nämlich dann doch wieder herunterladen und mit Acrobat anschauen - aber dann ist es - ganz abgesehen von der Umständlichkeit der Prozedur - natürlich auch kein Online Reading mehr...
Vielen Dank übrigens fürs Breitermachen des Eingabefelds ;)
Michael, vielen Dank - das stößt mich auf einen Aspekt, den ich nicht beachtet habe: Im Browser eingebettet, verliert ein PDF in der Tat einen Großteil seiner Bedienbarkeit. Dummerweise macht der meistgenutzte Browser das auch noch standardmäßig. Und umso schlimmer, wenn das PDF dann nur für Print optimiert ist.
Das sollte uns trotzdem nicht davon abhalten, Empfehlungen dafür auszusprechen, die die Lesbarkeit und Benutzbarkeit von PDF-Dokumenten am Bildschirm erhöhen. Und darum geht es ja in diesem Beitrag.
Bei Thorsten Zoerner gibt's übrigens die Anleitung dazu, wie man u.a. für PDF-Dateien den "Datei speichern unter"-Dialog erzwingen kann. So wird das direkte Anzeigen im Browser verhindert.
PDF barrierefrei?
Vorsicht Marcus, du verbreitest Adobe-Narketing Gesülze!
Theoretisch stimmt es zwar, doch wie ist es in der Praxis?
Acrobat Reader 6 (AR6) bringt ja sogar einen eingebauten Screenreader mit - klasse, toll.
Doch: Der mehrheitlich genutzte Screenreader Jaws verträgt sich nicht mit AR6, daher raten die Jaws-Hersteller von der AR6-Installation ab.
Auch erneuern Betroffene ihre Software nicht so häufig (aus nachvollziehbaren Gründen). D.h. in der Praxis werden viele noch lange mit dem unzugänglichen AR5 auskommen müssen.
In der Praxis muss PDF also weiterhin als nicht barrierfrei bezeichnet werden.
Ein weiterer Grund der Empfehlung des W3C zu folgen und nur herstellerunabhängige Formate zu nutzen?
Ich halte es für nötig, die Aussage zur Barrierefreiheit von PDF im Artikel zu korrigieren.
Gruss Rainer
"Der mehrheitlich genutzte Screenreader Jaws"? Von wem mehrheitlich genutzt? Ich habe von dem Teil noch nie gehört. Was ist das für ein Teil?
Versions- bzw. Aktualitätsprobleme hat man ja auch mit HTML - ich sach' nur: PNG.
JAWS (Job Access With Speech) ist ein Screenreader für Sehbehinderte bzw. Blinde, der sämtliche Bildschirmtexte vorlesen und sie optional gleichzeitig auf einer Braillezeile wiedergeben kann. JAWS wird (wie fast jeder andere SR) im Internet Explorer eingebunden. Auch unter Blinden ist der IE wohl der meistgenutzte Browser (nein, nicht Lynx). Auf der Website gibt es eine 40-Minuten-Version zum Download. Sehr hilfreich, wenn man Websites barrierefrei gestalten möchte - und sehr aufschlussreich. Hoffe, das beantwortet deine Frage ;-)
"Bei HTML denken so einige Entwickler auch, dass sie die Kontrolle über das Design hätten, womit sie allerdings des öfteren völlig falsch liegen."
Sie liegen nicht des öfteren völlig falsch, sondern grundsätzlich. HTML hat mit Design nichts zu tun, dafür gibt's ja so Sachen wie CSS. Wernn HTML für Design eingesetzt wird, darf man sich über eine browserabhängiges Darstellung nicht wundern.
Wegen PDF: ich mag PDF nur dann, wenn ich den Text ausdrucken will. Für das Lesen am Bildschirm ist es mir zu mühselig.
Hinzu kommt: dank ISDN-Anschluß eine lange Ladezeit.
Eventuell noch ein hilfreicher Tipp für alle, die Google und andere Suchmaschinen davon abhalten wollen, PDFs zu indexieren. Diese Zeile in der robots.txt macht's:
Disallow: /*.pdf$
Pdfs als Inhalt von Websites kann ich nicht vertragen — besonders wenn beim Klick auf ein Navigationselement unverhofft der Acrobat Reader aufgerufen …
Als Dokumentation zu Software o.ä. finde ich es jedoch sehr komfortabel, auch am Bildschirm und nicht nur zum Drucken. Also eindeutiges Widersprechen von meiner Seite gegenüber den Argumenten von Herrn Nielsen.
Moritz
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